27 grudnia 2009 r. Imieniny: Fabioli, Jana, Żanety
redakcja
partnerzy
subskrypcja
współpraca
forum


Urzedowe poswiadczenie odbioru -UPO

Kategoria: administracja
Data publikacji: 2008-07-06 22:38:55
Autor: Wojciech Śnieżyński

W postępowaniu administracyjnym możliwość utrwalania czynności procesowych w formie dokumentu elektronicznego, a także korzystania ze środków komunikacji elektronicznej przy dokonywaniu czynności procesowych, wiąże się ze spełnieniem przez organy administracji publicznej szeregu wymagań o charakterze technicznym. Spełnienie ich ma istotne znaczenie ponieważ zgodnie z przepisami prawa od dnia 1 maja 2008r. organy administracji publicznej zobowiązane zostały do przyjmowania pism wnoszonych w formie dokumentów elektronicznych (podania, wnioski oraz inne czynności procesowe).


Zgodnie z przepisami ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. j.t. 2000, Nr 98, poz. 1071 ze zm.) podstawowym wymogiem związanym z korzystaniem w postępowaniu administracyjnym ze środków komunikacji elektronicznej jest poza opatrzeniem dokumentu elektronicznego, sporządzonego w ustalonym formacie, bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu i przesłaniem go za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, dokonanie takiej czynności za urzędowym poświadczeniem odbioru, stanowiącym odpowiednik pocztowego dowodu doręczenia w przypadku tradycyjnego doręczania pism przez pocztę.
      Obowiązek urzędowego poświadczenia odbioru pisma przesyłanego w formie dokumentu elektronicznego ma miejsce w trybie doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej ale co należy podkreślić także w przypadku wnoszenia pism ( w nazewnictwie przyjętym na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej w skrócie ,,epuap”, używane jest określenie - przedłożenie pisma).
         O wnoszeniu/przedłożeniu pisma w formie dokumentu elektronicznego w postępowaniu administracyjnym mówimy wówczas, gdy takie pismo, w procesie komunikacji elektronicznej, kierowane jest od interesanta do organu administracji publicznej. Dowodem odebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego przez organ administracji publicznej jest urzędowe poświadczenie odbioru, określane mianem urzędowego poświadczenia (potwierdzenia) przedłożenia (w skrócie UPP). Zgodnie z § 2 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200, poz. 1651) przez ten rodzaj urzędowego poświadczenia odbioru należy rozumieć dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna. Poświadczenie to potwierdza fakt złożenia danego pisma do organu administracji publicznej. Zgodnie z art. 57 § 5 pkt 1 K.p.a. dla zachowania terminu, oprócz samego wysłania dokumentu elektronicznego, niezbędnym jest otrzymanie przez nadawcę pochodzącego od organu administracji publicznej urzędowego poświadczenia przedłożenia. Oznacza to, że inaczej niż w przypadku tradycyjnego wnoszenia podań, gdzie potwierdzenie wniesienia podania następuje na żądanie interesanta, w przypadku pism wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego, przesłanie nadawcy urzędowego poświadczenia przedłożenia, stanowi obowiązek organu administracji publicznej, bez którego zachowania nie można uznać, że został spełniony warunek zachowania terminu o którym mowa w art. 57 § 5 pkt 1 K.p.a. Poświadczając odbiór pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej (a mówiąc właściwiej, system teleinformatyczny wykorzystywany przez podmiot publiczny do wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru) składa podpis cyfrowy (tzw. cyfrową sygnaturę), obejmujący referencje do całej treści poświadczenia oraz referencje do wszystkich dokumentów wchodzących w skład dokumentu, którego dotyczy poświadczenie. Urzędowe poświadczenie odbioru powinno zawierać pełną nazwę podmiotu, do którego złożono pismo w formie dokumentu elektronicznego, datę i czas złożenia oraz datę i czas jego wytworzenia. Ponadto urzędowe poświadczenie odbioru może zawierać np. numer kancelaryjny nadany przez system elektronicznego obiegu dokumentów, który następnie może być pomocny do sprawdzenia stanu załatwienia sprawy w BIP).
       Natomiast o doręczaniu pisma w formie dokumentu elektronicznego w postępowaniu administracyjnym mówimy wówczas, gdy takie pismo, w procesie komunikacji elektronicznej, kierowane jest od organu administracji publicznej do interesanta. Dowodem odebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego przez interesanta jest poświadczenie odbioru określane mianem urzędowego poświadczenia (potwierdzenia) doręczania (w skrócie UPD). Zgodnie z § 2 pkt 5 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227, poz. 1664) przez ten rodzaj urzędowego poświadczenia odbioru należy rozumieć dane elektroniczne dołączone do doręczanego pisma w formie dokumentu elektronicznego lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna. Poświadczenie to potwierdza fakt doręczenia pisma interesantowi. Urzędowe poświadczenie doręczenia jest generowane przez organ administracji publicznej i podpisywane przez interesanta przed odebraniem pisma w formie dokumentu elektronicznego. Urzędowo poświadczając odbiór pisma w formie dokumentu elektronicznego interesant składa bezpieczny podpis elektroniczny, który zawiera referencje co do całej treści poświadczenia oraz referencje do wszystkich obiektów wchodzących w skład dokumentu, którego dotyczy poświadczenie, a z którego treścią jeszcze się nie zapoznał. Urzędowe poświadczenie odbioru powinno zawierać pełną nazwę podmiotu wystawiającego poświadczenie, pełną nazwę podmiotu, któremu doręcza się dokument elektroniczny (adresata), datę i czas podpisania bezpiecznym podpisem elektronicznym urzędowego poświadczenia odbioru oraz datą odbioru wpisaną przez adresata, oznaczenie sprawy, oznaczenie pisma, którego dotyczy. Otrzymane przez interesanta urzędowe poświadczenie doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego jest już podpisane przez organ administracji publicznej. Zgodnie z art. 46 § 3 K.p.a. za skuteczne uznać należy tylko takie doręczenie, dokonywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w przypadku którego organ administracji publicznej w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma otrzyma potwierdzenia doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w sposób tradycyjny.
      Urzędowe poświadczenie odbioru pisma w formie dokumentu elektronicznego zarówno w trybie wnoszenia jak i doręczenia pism może być oznaczone czasem, co daje dodatkową gwarancje bezpieczeństwa poświadczenia czasu jego utworzenia.
        Przestrzeganie powyższych wymagań dotyczących urzędowego poświadczenia odbioru ma olbrzymie znaczenie procesowe albowiem od tego zależy prawna doniosłość czynności procesowych dokonywanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.



  powrót do strony głównej
  wersja do druku
  wyślij znajomemu







Aktualnie brak komentarzy do tego tekstu.